Przyjęcie ustnego zawiadomienia o przestępstwie wymaga spisania wspólnego protokółu, z przyjęcia zawiadomienia o przestępstwie i przesłuchania w charakterze świadka osoby zawiadamiającej w trybie art. 304a kpk o ile nie występują przeszkody prawne do jego sporządzenia w szczególności wynikające z przepisu art. 185a § 2 kpk. a także w razie samooskarżenia. W protokóle dokumentuje się czas, miejsce rodzaj i okoliczności zdarzenia, o którym zawiadamia zgłaszający. W protokóle wskazuje się również ślady kryminalistyczne, jakie przez zgłaszającego zostały zauważone na miejscu zdarzenia, umieszcza się dane ewentualnych świadków zdarzenia oraz dane lub rysopis sprawcy, jeżeli był widziany przez zgłaszającego. Zgłaszającego uprzedza się o odpowiedzialności karnej grożącej za zawiadomienie organów ścigania o przestępstwie nie popełnionym ( art. 238 kk.) oraz ewentualnie, (gdy zgłaszaj ący wskazuje na sprawcę) o odpowiedzialności karnej za fałszywe oskarżenie (art. 234 kk.). Uprzedza się go również o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań (art. 233 § 1 kk.). w przypadku, gdy zgłaszającym jest pokrzywdzony przekazuje się mu pisemne „Pouczenie pokrzywdzonego o prawach i obowiązkach”, o czym należy poczynić wzmiankę w protokóle.
W sytuacji, gdy ściganie przestępstwa wymaga złożenia wniosku o ściganie, a zgłaszającym jest osoba uprawniona do złożenia wniosku, można przyjąć wspomniany wniosek do protokółu przyjęcia ustnego zawiadomienia o przestępstwie i przesłuchania w charakterze świadka osoby zawiadamiającej.
Sporządzenie protokółu przyjęcia ustnego zawiadomienia o przestępstwie nie jest niezbędne, jeżeli zawiadomienie zostało złożone na piśmie i wyczerpująco przedstawia okoliczności popełnienia przestępstwa.
Jeżeli zawiadamiającym jest sprawca przestępstwa, przed sporządzeniem wyłącznie ustnego protokółu zawiadomienia o przestępstwie uprzedza się go o treści art. 238 kk. Po ww. czynności przesłuchuje się zawiadamiającego w charakterze podejrzanego – zależnie od okoliczności w trybie art. 308 § 2 kpk. lub 313 § 1 kpk. albo 325g kpk.
Jeśli zgłoszenie o przestępstwie przekazuje osoba nie mająca pełnego rozeznania, co do wykonywanych czynności treść informacji dokumentuje się w notatce urzędowej. Jeśli zakres informacji jest wystarczający przeprowadza się niezwłocznie czynności zmierzające do potwierdzenia informacji lub czynności w trybie art. 308 kpk., po ustaniu przyczyn wyłączających możliwość przesłuchania niezwłocznie wykonuje się tę czynność. Jeżeli po ustaniu przyczyn powodujących brak pełnego rozeznania u osoby, co do przedsiębranych czynności związanych z zawiadomieniem o przestępstwie odmówi ona złożenia zawiadomienia należy w tej kwestii przyj ąć od niej pisemne oświadczenie a jeśli odmówi jego sporządzenia spisać z rozmowy z nią notatkę urzędową. W przypadku, gdy brak jest innych możliwości potwierdzenia zaistnienia przestępstwa i nie wykonano czynności przewidzianych w art. 308 kpk. – sprawę uznaje się za ostatecznie załatwiona.
Wniosek o ściganie karne, po złożeniu zawiadomienie o przestępstwie przez małoletniego
pokrzywdzonego, przyjmuje się od jego przedstawiciela ustawowego lub od osoby, pod której pieczą małoletni pozostaje; jeśli wskazane osoby z naruszeniem dobra małoletniego wniosku takiego nie składają lub są sprawcami przestępstwa na szkodę małoletniego Policja występuje do sądu opiekuńczego o wydanie zarządzenia w przedmiocie wniosku. Wniosek o ściganie przyjmuje się jednakże od osoby, która nie ukończyła 18 lat jednakże nabyła pełną zdolność do czynności prawnych poprzez zawarcie małżeństwa, nawet, gdy małżeństwo zostało unieważnione.
Wniosku o ściganie nie przyjmuje się od osoby ubezwłasnowolnionej całkowicie lub częściowo. W przypadku nie ukończenia przez taką osobę 18 roku życia wniosek taki może złożyć rodzic lub opiekun. W przypadku pełnoletnich ubezwłasnowolnionych całkowicie wniosek składa opiekun zaś w przypadku osób ubezwłasnowolnionych częściowo – kurator. W przypadku braku formalnego ubezwłasnowolnienia częściowego lub całkowitego u osoby dorosłej, która z uwagi na zaburzenia psychiczne nie rozumie swojej sytuacji prawnej i wniosku nie składa Policja występuje do sądu opiekuńczego o ustanowienie kuratora w tym zakresie.
O złożeniu lub nie złożeniu wniosku o ściganie umieszcza się wzmiankę w protokóle przyjęcia ustnego zawiadomienia o przestępstwie i przesłuchania świadka.
W przypadku cofnięcia wniosku o ściganie należy sporządzić „Protokół zgłoszenia cofnięcia wniosku o ściganie karne”. Cofnięcie takie jest możliwe jedynie za zgodą prokuratora.
Algorytm czynności przy przyjęciu zawiadomienia o przestępstwie.
- Ustalić powód przybycia i tożsamość osoby zgłaszającej popełnienie przestępstwa,
- Wysłuchać jej spontanicznej relacji,
- W razie potrzeby zadawać pytania w celu uzupełnienia treści zawiadomienia,
- Upewnić się czy zgłoszenie dotyczy przestępstwa ściganego z urzędu,
- Uprzedzić osobę o odpowiedzialności karnej z art. 238 kk., a w określonych sytuacjach z art. 234 kk., a w przypadku sporządzania protokółu w trybie art. 304a kpk z art. 233 § 1 kk.,
- Pouczyć i wręczyć „Pouczenie o uprawnieniach pokrzywdzonego w postępowaniu przygotowawczym” w przypadku składania zawiadomienia przez pokrzywdzonego, dołączając jego drugi podpisany przez zgłaszającego do akt głównych sprawy,
- Podjąć decyzję, czy zachodzi potrzeba przesłuchania zgłaszającego o przestępstwie w charakterze świadka,
- Sporządzić stosowny „Protokół przyjęcia…” wraz z ewentualnymi poprawkami oraz wpisaniem zarzutów co do treści protokółu i oświadczeniem policjanta prowadzącego czynność,
- Zaznajomić osobę zgłaszającą z treścią protokółu,
- Gdy przestępstwo ścigane jest na wniosek osoby uprawnionej należy osobę zgłaszającą poinformować o treści art. 12 § 2 kpk oraz wyraźnie zaprotokółować treść wniosku (w tym zakres podmiotowy i przedmiotowy)