Nowoczesna filozofia planowania, której efektem jest stosowany w praktyce krajów zachodnich business plan (w polskiej literaturze fachowej utrwalił się termin biznes plan), tj. plan gospodarczy, plan prowadzenia interesów, czy szerzej – plan przedsięwzięcia, oparta jest na pewnych założeniach teoretycznych, które poniżej w skrócie podaję[1]:
- Wszystkie założenia odnoszą się wyłącznie do samodzielnych podmiotów funkcjonujących w warunkach gospodarki rynkowej.
- Dane przedsiębiorstwo, firmę lub przedsięwzięcie traktuje się jako obiekt funkcjonujący w otoczeniu ekonomicznym, finansowym, prawnym, społecznym, informacyjnym, z którym jest powiązany. Otoczenie to determinuje i ogranicza jego zachowanie.
- Przyszłość jest przewidywalna tylko w ograniczonym stopniu. Wynika to nie tylko ze zbyt dużej liczby zmiennych elementów, które należy brać pod uwagę, ale także często z braku zastosowania odpowiednich technik planowania strategicznego, prognozowania oraz trudnego do przewidzenia zachowania się innych podmiotów.
- Planowanie rozumiane jest jako selektywny sposób uzyskiwania i przetwarzania informacji, umożliwiający sformułowanie celów działania firmy oraz zwiększenie prawdopodobieństwa ich osiągnięcia.
- Podstawowymi rezultatami opracowania planu działania firmy powinny być: ograniczenia niepewności, oszacowanie prawdopodobieństwa wystąpienia zagrożeń i szans (możliwości), a w konsekwencji zmniejszenie ryzyka podjęcia błędnych decyzji.
- Planowanie, jako projekt przyszłych zdarzeń jest aktywnym, kreatywnym narzędziem zarządzania, ukierunkowanym na otoczenie, integrującym działania, prowadzącym efektywną kontrolę zamierzeń i efektów działania. Sprawne zarządzanie, którego elementem ma być planowanie kreujące rozwój firmy, umożliwia podejmowanie i realizację coraz bardziej złożonych działań oraz związków z innymi podmiotami procesów gospodarczych.
- Istotą planowania w tym ujęciu jest nie tylko wyznaczanie sposobów, metod i środków osiągnięcia założonych celów, ale przede wszystkim także określenie celów. Tak pojęte planowanie wymusza procesy innowatorskie, pozwala wybrać spośród wielu możliwości te działania, które będą korzystne z punktu widzenia firmy.
- Dostosowanie i podporządkowanie firmy realizacji nadrzędnego celu powoduje wzrost efektywności całej organizacji i stabilizuje jej działalność.
- Funkcje kontrolne w planowaniu nie sprowadzają się do kontroli prowadzonej przez organy zewnętrzne. Wykorzystanie informacji zwrotnych stosowane jest do kontrolowania zależności między realizacją poszczególnych etapów zaplanowanych działań a ich założeniami.
Kontrola zakłada trafność planów i działa jak system sprzężeń między zamierzonymi celami a ich osiąganiem.
Stosowana obecnie na świecie formuła planowania strategicznego, właściwe jej metody i techniki badawcze oraz sposoby projektowania przyszłości przedsiębiorstwa są podstawą do opracowania szczegółowych planów przedsięwzięć zwanych planami biznesowymi, czyli biznes planem danej firmy[2].
Reasumując, za podstawowe zadania stawiane nowoczesnym procedurom planowania można uznać[3]:
- sformułowanie i skonkretyzowanie idei działania i określenie celów,
- stworzenie możliwości nadzorowania wykonania zaplanowanych zamierzeń przez kadrę menedżerską,
- stworzenie podstaw do ubiegania się o zewnętrzne źródła finansowania.
Efektem tego procesu jest plan, czyli program organizacyjny dla kadry menedżerskiej, sprowadzający się do podejmowania trafnych decyzji, tak aby uzyskać oczekiwane skutki w przyszłości (np. zwiększenie efektywności, skuteczności i jakości działania). Plan taki można stosunkowo łatwo poddać krytycznej ocenie, sprawdzając czy spełnia następujące kryteria[4]:
- celowości, oznaczającej konieczność określenia i doboru środków właściwych do osiągnięcia zaplanowanych celów.
- wykonalności, czyli realistycznej oceny planowanych przedsięwzięć. Niewątpliwie realizm planu można skutecznie ocenić zwykle dopiero po zakończeniu jego realizacji. W praktyce jednak postulat ten sprowadza się do konieczności stosowania odpowiednich metod prognozowania. Wykonalność związana jest również z oceną możliwości osiągnięcia wyznaczonych etapów planów w oznaczonych terminach.
- zgodności wewnętrznej, a więc niesprzeczności planu, która w praktyce sprowadza się do odpowiedniego formułowania planów podrzędnych, których założenia muszą być podporządkowane założeniom planu nadrzędnego(strategicznego).
- operatywności, oznaczającej prostotę, przejrzystość, zrozumiałość założeń, umożliwiając w konsekwencji sprawne wdrożenie i realizację planu działania.
- wielowariantowości, która związana jest z przygotowaniem przynajmniej trzech wariantów planu(prawdopodobnego, pesymistycznego i optymistycznego) przygotowania planu działania firmy.
- ograniczonej szczegółowości, wynikającej z horyzontu czasowego planu. W praktyce szczegółowość planu maleje wraz z wydłużeniem się horyzontu planowania, np. jeśli plany operacyjne sporządzane w miesięcznych lub kwartalnych odstępach czasu są planami strategicznymi operują zwykle okresami rocznymi.
- zupełności, oznaczającej wyczerpujący opis całego przedsięwzięcia, wraz z określeniem wszystkich czynników, które mają na niego decydujący wpływ.
- racjonalności, czyli budowania planu zgodnie z przyjętymi normami oraz wymaganymi standardami.
Z przedstawionej definicji planowania i jego głównych zasad wynika, że żaden przedsiębiorca: biznesmen i menadżer, nie jest w stanie uczynić nic, co dotyczyłoby przeszłości. Nie jest również w stanie uczynić nic, co dotyczy teraźniejszości. Może natomiast uczynić coś, choć bardzo niewiele, co dotyczy przyszłości, więcej dla nadchodzących miesięcy, o wiele więcej dla następnych lat.
[1] P. Tiffany, S. D. Peterson,op. cit.
[2] D. Dayies, Sztuka zarządzania finansami, Wyd. Nauk. PWN-McGraw-Hill, Warszawa-Londyn 1993
[3] Tamże.
[4] Tamże.
